Jak rozliczyć kilometrówkę?

Pracownik odbywający podróż służbową, używając własnych środków finansowych, ma prawo domagać się od pracodawcy zwrotu kosztów podróży. Jest to tzw. kilometrówka.

Ryczałt paliwowy to popularna nazwa sposobu rozliczania kosztów podróży służbowych, podczas których pracownik korzystał z własnych prywatnych środków finansowych, niebędących własnością pracodawcy. Pracownik delegowany poza siedzibę firmy, w której jest zatrudniony, może korzystać z różnych środków transportu. W praktyce dotyczy to głównie podróży wykonywanych pojazdami silnikowymi, czyli samochodami, ale także motocyklami, motorowerami. W koszty delegacji mogą być również rozliczane koszty podróży rowerem – chociaż takie przypadki raczej się nie zdarzają.

Ryczałt paliwowy obejmuje dwa rodzaje rozliczeń kosztów podróży – ryczałtowo przyznawany zwrot kosztów przejazdów lokalnych i zwrot kosztów zamiejscowych. Zwrot kosztów obejmuje zużyte paliwo, materiały, które były eksploatowane, oleje, ubezpieczenie pojazdu i tp.

Kilometrówka jest ustalana zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Zwrot kosztów nie może być wyższy niż kwota ustalona w powyższym rozporządzeniu. Ostatnia nowelizacja miała miejsce w listopadzie 2007 roku, jest ustalana na podstawie zmiany cen. Wysokość stawki zależy od rodzaju pojazdu, którym porusza się pracownik, w przypadku samochodu osobowego znaczenie ma pojemność silnika. Od ostatniej nowelizacji ustawy stawki prezentują się następująco: 0,5214 zł dla samochodu
z silnikiem do 900 cm³, 0,8358 zł dla samochodu z silnikiem powyżej 900 cm³, 0,2302 zł dla motocykla oraz 0,1382 zł dla motoroweru. Kilometrówka jest rozliczana w zależności od podróży lokalnej lub zamiejscowej.

Podróże lokalne

Te koszty są rozliczane poprzez pomnożenie złotówkowej stawki za 1 km przez limit kilometrów, przyznany pracownikowi przez pracodawcę na jeden miesiąc. Limit powinien wystarczyć do zrealizowania obowiązków pracownika. Nie może jednak przekroczyć 300 kilometrów miesięcznie (w miejscowościach do 100 tysięcy mieszkańców), 500 kilometrów miesięcznie (w miastach od 100 do 500 tysięcy mieszkańców) oraz 700 kilometrów miesięcznie (w miastach powyżej 500 tysięcy mieszkańców).

Podróże zamiejscowe

Koszty podróży zamiejscowych są rozliczane przez pomnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km. Rozliczanie podróży zamiejscowych dokonuje się w oparciu o odległości na mapach drogowych.

W celu rozliczenia kilometrówki pracownik powinien okazać wszystkie faktury z podróży.